Administratie en financiën

Log in op jouw persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl en ga naar ‘Administratie/Gastoudervergoeding’. Klik de betreffende ouder aan door op de blauwe cijfers vooraan in de regel te klikken. Zie je onder de betreffende maand een groen vinkje? Dan is de betaling door de ouder verricht en aan jou doorgestort. Heeft de ouder met iDEAL betaald dan kun je de status van de betaling als volgt controleren:

> Doorstorting (iDEAL): de betaling is door Stichting Gastoudergelden ontvangen en succesvol doorgestort naar de gastouder.
> iDEAL – geaccepteerd, aan het verwerken: De transactie is geslaagd en de ouder heeft dus betaald. Stichting Gastoudergelden zal op korte termijn de gelden doorstorten naar de gastouder.
> iDEAL – geannuleerd of verlopen: de ouder heeft de betaling afgebroken of te lang open laten staan en niet afgerond. Er is geen geslaagde transactie. De ouder heeft niet betaald.

Maakt je vraagouder per ongeluk te veel vergoeding aan je over en is de betaalomschrijving correct? Dan kan ViaViela de betaling niet meer tegenhouden en ontvang je het bedrag op je rekening. Via Stichting Gastoudergelden kun je het bedrag weer terugstorten naar de vraagouder. Dit doe je met een aangepaste betaalomschrijving. Vraag deze aangepaste betaalomschrijving op via de knop ‘Contact’ via je persoonlijke pagina in Mijngastouderburo.nl. Ook is het mogelijk om het bedrag als een vooruitbetaling voor de volgende maand te laten staan.

Je kunt via Mijngastouderburo.nl precies zien hoeveel je aan gastoudervergoeding krijgt en van welke ouder. Ga naar ‘Administratie/Gastoudervergoeding’ en klik op de betreffende ouder via de blauwe cijfers vooraan in de regel.

ViaViela kent twee soorten urenregistratie. Welke vorm jij hanteert is afhankelijk van je contract. Heb je een contract op basis van urenregistratie? Bekijk de handleiding dagurenregistratie. Heb je een contract op basis van vaste uren? Bekijk de handleiding voor vaste uren.

Als je per ongeluk de verkeerde uren hebt ingevuld, dan kun je deze eenvoudig verwijderen en corrigeren. Als je de uren al ter goedkeuring hebt aangeboden, neem dan contact op met de vraagouder. Je vraagouder kan de geregistreerde uren dan afkeuren. Zodra de uren zijn afgekeurd, ontvang je hiervan per e-mail een bericht en kun je de opvanguren opnieuw invullen. Ontdek je de fout pas nadat de uren al zijn goedgekeurd door de ouder? Dan heb je de mogelijkheid om correctie-uren op te voeren. Deze correctie-uren voer je dan in bij de volgende maand. Stel je hebt in januari 10 opvanguren te veel geregistreerd en de ouder heeft dit goedgekeurd. Dan voer je bij de maand februari bij de correctie-uren -10 in. De 10 opvanguren van januari worden dan in mindering gebracht in februari.

Zodra de ouder jouw opvanguren heeft goedgekeurd, ontvang je hiervan een bevestiging in jouw mailbox. Heb je het mailtje gemist? Dan kun je dit ook terugzien via Mijngastouderburo.nl; ga naar ‘Administratie/Maandoverzicht’. Staat er een groen vinkje onder de ingevulde uren, dan is de ouder akkoord.

Je vindt jouw jaaropgave in Mijngastouderburo.nl via ‘Administratie/Jaaropgaves gastouder’. Je kunt de jaaropgave hier downloaden en zelf uitprinten. Er zijn twee verschillende jaaropgaven beschikbaar:

1. Op basis van ontvangen bedragen; deze is voor jou van toepassing wanneer je niet staat ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Op deze jaaropgave staan de bedragen die in het betreffende jaar door jou zijn ontvangen.
2. Op basis van facturen; deze is voor jou van toepassing wanneer je wel staat ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Als de uren van alle maanden van het betreffende jaar geregistreerd en goedgekeurd zijn, is de jaaropgave inzichtelijk.

Zie je jouw jaaropgave niet terug in Mijngastouderburo.nl? Dan is jouw administratie nog niet afgerond. Een correcte afronding van het jaar houdt in dat:
Je hebt voor iedere maand uren geregistreerd. Ook wanneer er in een maand geen opvang heeft plaatsgevonden. Je vult dan 0 in en biedt deze ter akkoord aan de ouder aan.
Alle geregistreerde uren over het jaar zijn door de ouder(s) geaccordeerd.

Via Mijngastouderburo.nl kun je heel gemakkelijk een weekoverzicht van jouw opvangplaatsen maken. Ga naar ‘Administratie/Opvangplaatsen’ en lees goed de instructies bovenaan de pagina.

Het is belangrijk dat jij aan ons doorgeeft welke volwassenen bij de gemeente staan ingeschreven en welke volwassenen structureel aanwezig* zijn op jouw opvanglocatie. Al deze mensen moeten namelijk in het PRK worden ingeschreven en gekoppeld worden aan ViaViela. Ga via Mijngastouderburo.nl naar ‘Administratie/Personenregister’. Hier zie je welke personen al bij ons bekend zijn en of zij gekoppeld zijn. Klik op de button ‘persoon toevoegen’ en vul de gegevens van de ontbrekende persoon in. ViaViela kijkt wat er nog nodig is om deze persoon te koppelen in het PRK.

*Als richtlijn geldt dat iemand structureel aanwezig is, als deze persoon minstens 1 keer in de 3 maanden een half uur tijdens opvanguren op de opvanglocatie is.