Herken jij dit: opvang bieden is het leukste wat er is, maar ieder jaar die administratie bij elkaar zoeken voor je belastingaangifte is zo’n gedoe. Toch is een complete administratie belangrijk om een juiste aangifte te kunnen doen, én het levert geld op wanneer je precies weet wat je inkomsten en je kosten zijn geweest. Maar hoe houd je nou een goede administratie bij?
Praktische informatie voor gastouders
Administratie en financiën
Documenten
Door onderstaande documenten in één map te verzamelen weet je dat jouw administratie compleet is. Zoals je ziet is het een kwestie van bewaren (overeenkomsten), opvragen (alles wat je vanuit je gastouderbureau krijgt) en goed bijhouden (je kosten).
| Document | Waar vind je het? |
| Een jaaroverzicht van verzorgde opvanguren | Krijg je van je gastouderbureau |
| Een jaaroverzicht van ontvangen bedragen gastoudervergoeding | Krijg je van je gastouderbureau |
| Een overzicht van totale gemaakte kosten | Houd je zelf bij |
| Een jaaroverzicht van gewerkte uren | Krijg je van je gastouderbureau |
| Een jaaroverzicht van verreden kilometers | Houd je zelf bij |
| Overeenkomst(en) met gastouderbureau(s) | Bewaar je zelf |
| Overeenkomst(en) met vraagouder(s) | Bewaar je zelf |
Bonnetjes
Wil je zeker weten dat je alle gemaakte kosten ten behoeve van je opvang in mindering kunt brengen op je inkomsten? Zorg dan dat je van alle kosten een bewijsstuk hebt. Stop deze bewijsstukken direct in je map voor dat jaar. Bewaren maar die bonnetjes!
ZZP/Freelance
Er zitten een aantal overeenkomsten in de administratie die je als ZZP’er of freelancer bijhoudt voor het doen van je aangifte.
Als ZZP’er en als freelancer bewaar je de bonnetjes van al je kosten. In beide gevallen heb je papieren nodig waaruit blijkt wat je inkomsten zijn geweest.
Naast overeenkomsten is er ook een belangrijk verschil tussen de beide administraties.
Als ZZP’er houd je in je administratie namelijk alle uren bij die je besteedt aan je onderneming. Hierin tellen, naast het aantal uren dat je werkelijk opvang verzorgt, ook de uren mee voor o.a. de voorbereiding van je opvang, de promotie van je opvang en het voeren van je administratie. Al deze uren tellen mee in het urencriterium van 1.225 uur. Zoveel uren moet je als ZZP’er in een jaar minimaal aan je eigen onderneming hebben besteed.
Bewaarplicht
Wie wat bewaart, die heeft … een administratie waar je altijd op terug kunt pakken Precies, een goede administratie blijft minstens zeven jaar in de kast staan, zo lang duurt je fiscale bewaarplicht namelijk. Al die tijd mag de Belastingdienst in theorie nog stukken van je opvragen.
Debiteuren
Als gastouder krijg je betaald voor ieder uur opvang dat je biedt. Ouders maken, via Stichting Gastoudergelden ViaViela, de verschuldigde gastoudervergoeding naar jou over. Maar wat als een ouder niet – meteen – betaalt? De vraag in dat geval is: wat doe je? Maak je het bespreekbaar? Ga je er meteen achteraan of wacht je nog een week? Allemaal vragen waar je misschien niet direct een antwoord op hebt. Vaak is het ook een lastig onderwerp om te bespreken. Er zijn verschillende stappen die jij zelf kunt zetten om je openstaande gastoudervergoeding op gepaste wijze te achterhalen. Deze stappen hebben we voor je samengevat in één handig document. Het formulier ‘Debiteurenbeheer’ bevat tips, een stappenplan en verwijst naar voorbeeldmails die je kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat jij de fijne relatie met de ouder behoudt én jouw gastoudervergoeding ontvangt.